Penggunaan teknologi informasi dan elektronik dewasa ini menjadi hal yang tidak bisa dihindarkan. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e–Government, dan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 20 Tahun 2008 tentang Pedoman Pemanfaatan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian mendukung pengelolaan dan pengembangan sistem informasi kepegawaian Aparatur Sipil Negara guna memperoleh data Pegawai Negeri Sipil yang akurat, terpercaya, dan terintegrasi.
Untuk mendapatkan perolehan data PNS tersebut Pemerintah kembali melaksanakan kegiatan nasional berupa Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil secara elektronik (e-PUPNS) setelah terakhir dilakukan pada tahun 2003 yang lalu. e-PUPNS yang berpedoman pada Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2015 tanggal 22 Mei 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Secara Elektronik Tahun 2015 mulai dibuka pada 1 September 2015 dan berakhir 31 Desember 2015 dan dapat diakses melalui website www.pupns.bkn.go.id. Data PUPNS 2015 meliputi :
- Data Pokok Kepegawaian (Core Data)
- Data Riwayat (Historical Data) berupa Riwayat Kepangkatan, Pendidikan dan Pelatihan baik formal maupun non-formal, riwayat jabatan dan data keluarga.
- Stakeholders PNS terdiri dari BPJS, Bapertarum dan KPE.
(Sumber: http://pupns.bkn.go.id)
e-PUPNS 2015 ini sejalan dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011 tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil. Tata Naskah Kepegawaian PNS merupakan sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai Calon PNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia pensiun, berupa Surat-Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian. Pada Romawi II Prosedur Pelaksanaan pada Huruf A nomor 1 Jenis Dokumen Kepegawaian PNS yang disimpan antara lain:
- Data Kepegawaian Perorangan
- SK Pengangkatan CPNS
- Surat Perintah Melaksanakan Tugas
- Surat Tanda Tamat Lulus Pendidikan dan Pelatihan
- Berita Acara Pengangkatan Sumpah/Janji PNS
- SK Pengangkatan PNS
- Penetapan Angka Kredit (bagi pejabat fungsional)
- Berita Acara Pelantikan dalam Jabatan (bagi pejabat struktural)
- Surat Keputusan Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian dalam dan dari Jabatan
- Surat Pernyataan Menduduki Jabatan (bagi yang menduduki jabatan)
- Surat Cuti bagi PNS yang mengambil cuti
- Tanda Lulus Mengikuti Pendidikan Kedinasan
- Surat Keputusan Tugas Belajar Pendidikan Umum (bagi PNS yang Tugas Belajar)
- Laporan Perkawinan Pertama (bagi PNS yang menikah)
- Surat Ijin melangsungkan perceraian (bagi PNS yang bercerai)
- Surat Keputusan Tanda Kehormatan/Tanda Jasa
- Surat Keputusan Penyesuaian Gaji Pokok atau Kenaikan Gaji Berkala
- Hasil Pendataan Ulang PNS Juli 2003
- Surat Keputusan Konversi NIP
- Kartu Pegawai, Kartu Suami/Isteri maupun Kartu Taspen
- Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (termasuk Pengabdian) bagi PNS yang pensiun
- Surat Keputusan Pensiun (setelah yang bersangkutan pensiun)
Hal ini sangat membantu bagi pengelola kepegawaian di masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dimana kegiatan pendataan ulang ini dapat mendorong terlaksananya tertib administrasi kepegawaian bagi setiap Pegawai Negeri Sipil di lingkungan kerjanya. Dengan adanya e-PUPNS ini setiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) mau tidak mau harus peduli dengan data kepegawaian yang dimilikinya agar tidak dikeluarkan dari database Badan Kepegawaian Negara yang berarti dapat dipecat sebab apabila sampai berakhirnya program e-PUPNS belum terdaftar maka hal tersebut menjadi konsekuensi yang harus diterimanya. Berarti juga bahwa pelayanan mutasi kepegawaian dari PNS yang bersangkutan tidak akan diproses.
Selain itu e-PUPNS menjadi salah satu acuan penentuan grade yang akan berkorelasi dengan besaran tunjangan kinerja yang akan diterima (Bima Haria Wibisana, 2015). Dengan demikian e-PUPNS wajib diikuti oleh seluruh Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)/Pegawai Negeri Sipil (PNS) baik yang bertugas di dalam maupun di luar negeri dan telah aktif bekerja hingga 1 Juli 2015. Dengan demikian bagi PNS yang sudah diberhentikan atau pensiun tidak berhak mengikuti PUPNS.
_________________________________________________________________________
Oleh: Sukoariyah Sri Puji Astuti, SE, M.Ec.Dev (Auditor Kepegawaian Muda)